DevLove関西「セルフタスクマネジメント」

勉強会 アジャイル

これに参加しました！

DevLOVE関西「セルフ・タスクマネジメント」
http://devlove-kansai.doorkeeper.jp/events/2882

昨今のタスクの切り方と管理方法の難しさ

今年1年は猛烈に忙しい日々が続きそうなのですが、
そこで抑えておきたいのがタスクの「切り方」と「管理方法」でした。

ここがうまくいかないとプロジェクトにドライブ感がでないし、
管理が雑になってしまって大切な機能を見失ったり、
よくあるのが予想以上に時間を費やしているのにもかかわらず
進捗が80％から先に進まないとかでてきたり。

え？タスクの切り方が悪い？
おっしゃるとおりです。
だからこそこの勉強会に参加したかったのです。

ワークショップによるタスクマネジメント

吉池氏を中心に

　【海外へ行ってしまう2人の先輩のためのバーベキュー】

を題材にタスクを切り出してそれを進めていくというワークショップ。

チーム編成は以下の4つの属性で切り分けられ、
チーム内にはカンバンを既に業務で使っていたりいなかったり、
マネジメントをしていたり会社の歯車(＝私)になっていたり、
経験値が均一になるように工夫されていました。

そして決めるのが「チーム名」
アジャイルの特徴(?)なんでしょうか･･･。
前回もチーム名を決めて進めましたね。
今回は

　【Teamわん】

･･･1番目だったからです(笑)

次に、「バーベキュー」のテーマ決め。
どういうキーワードで先輩方を送り出すのか。

　【サプライズ】･･･あっと驚かせて思い出にしてもらいたい
　【手作り感】･･･食材(魚とか肉)を現地で調達して調理する
　【参加型】･･･先輩方にも参加してもらう

だいぶ難航しそうなキーワードがあがってしまいますが、
チーム内でゴールを具体的に認識する行動は非常に重要だと感じますし、
定期的にこの行動は続けたほうが良いのではと思いました。

私のチームでも「ゴール」はありますがそれは「単なるリリース」であることが多く、
しかもこのような視点では個々のモチベーションにもあまり結びつかず、
最初は持っていてもどんどん廃れていく一面があるからです。

次に、各個人で思い思いのタスクの切り出し(ツールは付箋とA3用紙)を行います。
このときはタスクの粒度は「とにかく細かく書く」のが良いと感じていました。
「肉」とかいう名詞ではなく「肉を調達する」みたいに動詞も含んだ形で、
「予定を決める」「開催地を決める」「予約する」
「調理器具を用意する」「薪を調達する」「牛を殺しにいく(笑)」･･･とか。

その後、チームでそのタスクを見合って必要なタスクを採用したり、
足りないタスクなどを補填したりしていくのですが、
意外なタスクの見落としがあったりするもので、
現実問題、一発でタスクがでてこなかったときに
どう修正(柔軟に対応)するんだろうと感じました。

一通りタスクがでてきたところで「カンバン」の登場です。
A3の大きな紙に「TODO・DOING・DONE」を書いて付箋を貼り付け、
いよいよそのタスクを進めていきます。

「1日1人1タスク」をルールに進めていき、
「DOING」に進めるときは「どういう終了条件」なのかを明確にして進め、
進めた後に事前に用意していた「イベント」が実行されます。
イベントは「開催日は台風の予想です」とか「上司から金一封がでました」とか。

ちょっとしたボードゲームみたいですが、
現実世界でいうところの、毎日少しずつ仕事をこなしながら、
上司の急なお願いにも付き合うといった感じでしょうか。

結局このワークショップでは食材すら調達できずに終わるのですが
こうやって擬似的にタスクを進めることでタスクの切り方の問題が
チーム内で浮き彫りになってきました。

ワークショップで学んで印象的だったこと

チームで3つのポイントを出したのですが、
記憶力が乏しいので1つしか覚えてません。
写真も撮ったんですがうっかり端末初期化したので
全部消えてしまいました゜（゜´Д｀゜）゜

それは･･･。

　タスクが細分化しすぎていて
　切り出したタスク同士が依存してしまっている

という問題。

TODOからDOINGに持っていくときに終了条件を決めるのですが、
実はDONEにいたるまでに他のタスクと依存してしまっていました。
例えば

　「開催場所を決める」
　「予定を決める」
　「予算を決める」

というのはDOINGに持っていってもDONEした時点では、
個々の振る舞いだけで終わってしまうので、
場所は決まったけど予算は決まったけど
･･･ってつなげていくとまた1からやり直される可能性が大きいです。

この場合のDONE条件とは

　「場所と予定と予算が決まっていること」

が本来の形であり「1つのタスク」として切り出すのが望ましいのです。

言葉で書くとアッサリしてしまいますけどこれは非常に難しい問題です。
逆にタスクが抽象的すぎると動かしにくいものなので、
お互いに相反関係のあるこれらの問題の妥協点を
チーム内で話し合って出た意見としてしっくりきたのが

　依存しそうなTODOを既にDOINGにあるタスクにマージする(3→1)
　　or
　DOINGに持っていったタスクを細かくできそうなら切り出してTODOに戻す(1→3)

といった柔軟な対応です。

そもそものタスク切り出しのスキルが高ければいいんですが、
私のような初心者はこういうのが一番しっくりきます。

さいごに

・・・書いててだいぶ長くなってしまいました。

ワークショップの他にも、中村氏・前川氏による
タスクマネジメントの非常に参考になるセッションをいただきました。

こちらはスライドがdoorkeeperにあります。
概略としてはタスクを切り出したあとの動かし方・管理(マネジメント)で、
経験を元にされているものなので非常に参考になります。

頭よりも体で動かしたほうが良いので、
まずはできるところからやっていきたいと思います。
実際バーベキューやってみるのもおもしろいかも？